JAK SZYBKO I SKUTECZNIE ROZWIĄZAĆ REKLAMACJĘ KLIENTA?

Przyjmowanie reklamacji klienta to nieodłączna część prowadzenia firmy, która opiera się na sprzedaży. Nie zawsze jednak jesteśmy w stanie zapanować nad pewnymi wadami i wówczas klient może się zgłosić do nas z reklamacją. Warto pamiętać o tym, by rozwiązywać tego typu problemy na jak najwcześniejszym etapie. W ten sposób dbamy też o pozytywny wizerunek firmy i zapobiegamy rozwojowi problemów, które mogłyby niekorzystnie wpłynąć na nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi klientami w przyszłości. 

Rozwiązywanie reklamacji klienta – dlaczego trzeba działać szybko?

Szybka odpowiedź na reklamację klienta gwarantuje, że osoba reklamująca nie będzie czuła się ignorowana. Nawet informacja o rozpoczęciu rozważania reklamacji jest już ważna dla klienta, ponieważ dzięki temu będzie on wiedział, że firma wszczęła jakiekolwiek działania w tym zakresie. Oczywiście wiadomo, że firma nie zawsze ma czas na to, by reagować z dnia na dzień, szczególnie, gdy to duże przedsiębiorstwo, w którym wiele działań odbywa się jednocześnie. W takiej sytuacji warto zatrudnić inżyniera rezydenta, który będzie bezpośrednio zajmował się reklamacjami poprzez spotkania osobiste z klientem. To najlepsza i zarazem najbardziej profesjonalna opcja. Spotkanie osobiste dowodzi klientowi, że jego reklamacja będzie traktowana poważnie, a obecność inżyniera może znacząco skrócić czas reakcji, a co się z tym wiąże, zapobiec powstaniu ewentualnych szkód związanych z opóźnioną rekcją.

Jakie są efekty braku szybkiej reakcji na reklamację?

  • Zniechęcenie klienta do podejmowania dalszej współpracy, a w konsekwencji być może nawet zerwanie umowy
  • Szybkie rozprzestrzenienie się informacji o usługach świadczonych w sposób profesjonalny; warto pamiętać o tym, że rynek działa niezwykle dynamicznie, a to z kolei wiąże się z ryzykiem utraty sporego grona klientów
  • Zmniejszenie liczby klientów

Jakie są zalety zatrudnienia inżyniera rezydenta?

  • Klient ma poczucie, że jest traktowany jak partner, a nie jak intruz, który przestaje być przyjacielem w momencie, w którym zgłasza się reklamację. Niestety, to częsta przypadłość wielu firm – wrogie traktowanie klienta sprawia, że przestaje on czuć się bezpiecznie i od tej pory marka będzie kojarzyć mu się z niekorzystnymi działaniami
  • Firma zachowuje dobrą opinię i jednocześnie nie musi poświęcać czasu na to, by zajmować się klientem – sprawy organizacyjne oraz rozmowy przejmuje na siebie inżynier rezydent
  • Zadowolony klient po rozpatrzeniu współpracy może zdecydować się przedłużyć współpracę na kolejne lata. Dodatkowo być może poleci usługi świadczone przez firmę swoim znajomym, a więc firma powiększy grono klientów

Jak widać, nie trzeba dodawać wiele więcej – wszystkie argumenty przemawiają za tym, by zatrudnić inżyniera rezydenta w swojej firmie. To osoba, która może zajmować się czymś więcej niż tylko reklamacjami – w skład jego usług wchodzi również wsparcie klienta na etapie produkcji, projektowania oraz kontroli jakości.

Autor: Pozycjoneria.pl. Artykuł powstał we współpracy z przedstawicielem firmy Team Prevent sp. z o.o.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here