Księgowość przez Internet jest tańsza i wygodniejsza od korzystania z usług biura rachunkowego czy zatrudnienia księgowej. Jak wygląda obsługa księgowa online i na czym dokładnie polegają jej zalety? Zanim firma zdecyduje się na fakturowanie online warto zwrócić uwagę na kilka istotnych detali.
Minusy księgowości „offline”
Korzystanie z usług biura rachunkowego w zależności od dostarczanej liczby dokumentów i stopnia ich skomplikowania może kosztować kilkaset złotych na miesiąc. Biuro rachunkowe prowadzi księgi rachunkowe, sporządza deklaracje podatkowe i przesyła je do urzędów. Przedsiębiorca musi przywieźć księgowym dokumenty z danego okresu, aby mogli je zaksięgować i umieścić w dokumentacji firmowej. Na koniec przedsiębiorca dostaje informacje o składkach ZUS i wysokości podatków, które musi opłacić. Współpraca z biurem rachunkowym na pewno nie należy do najbardziej komfortowych rozwiązań. Niestety zatrudnienie własnej księgowej wydaje się jeszcze mniej korzystne – koszty zatrudnienia pracownika do wewnętrznej księgowości mogą wynieść nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie.
Księgowość internetowa online – samodzielna czy zdalna?
Cennik usług księgowych online i oferowana przez nie wygoda zachęcają do zainteresowania się obsługą księgową przez Internet. Należy jednak zwrócić uwagę na jej rodzaj. Przedsiębiorcy mogą skorzystać
z możliwości samodzielnego prowadzenia księgowości w aplikacji online lub z księgowości internetowej prowadzonej przez specjalistów z dostępem do tej samej aplikacji.
Pierwszy wariant wymaga posiadania obszernej wiedzy na temat szczegółów rozliczeń i samodzielnego wykonywania wszystkich operacji. Drugi wariant jest zatem dużo wygodniejszy. Przedsiębiorca nie musi się martwić o sporządzanie dokumentacji, jej poprawność i zmiany w przepisach. Zajmują się tym za niego profesjonalni księgowi, a on może skupić się na prowadzeniu firmy. W między czasie może oczywiście analizować finanse firmy dzięki dostępowi do aplikacji online.
Na czym polega obsługa księgowa przez Internet?
Zespół specjalistów, który zajmuje się finansami przedsiębiorcy składa się m.in. z księgowego i ze specjalisty kadrowo-płacowego. Można się z nimi kontaktować telefonicznie lub poprzez komunikator w portalu księgowości online. Zewnętrzna obsługa księgowa powinna umożliwiać jak najwięcej wygodnych kanałów komunikacji. Do jej obowiązków należy m.in:
- tworzenie sprawozdań finansowych – księgowy prowadzi na bieżąco księgi rachunkowe firmy, zapewnia jej bezpieczeństwo podatkowe i sporządza sprawozdania finansowe;
- wsparcie podczas kontroli księgowej – księgowy i specjalista kadrowo-płacowy kontaktują się w imieniu przedsiębiorcy z Urzędem Skarbowym, ZUS lub audytem, przekazują im wymagane dokumenty i w razie potrzeby składają wyjaśnienia;
- obsługa kadrowo płacowa – specjalista kadrowo-płacowy jest odpowiedzialny za wszystkie sprawy pracownicze w firmie i odpowiada za zgodność z prawem pracy;
- wsparcie w przepisach prawa księgowego – specjaliści od księgowości internetowej służą pomocą przy planowaniu działań mających wpływ na stan finansów oraz zatrudnienia w firmie oraz udzielają porad dotyczących obowiązujących przepisów prawa.
Fakturowanie online i nie tylko – 4 najważniejsze zalety księgowości internetowej
- Profesjonalne doradztwo – wszyscy księgowi, dzięki którym powstaje dokumentacja księgowa online posiadają uprawnienia Ministra Finansów i certyfikaty zawodowe wydane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce oraz wieloletnie doświadczenie zawodowe. Słuchają przedsiębiorcy i współpracują z nim tak, aby jak najbardziej optymalnie zaplanować i przeprowadzić wszystkie sprawy biznesowe. Dobra księgowość internetowa powinna być ukierunkowana na wieloletnią współpracę.
- Aktualne informacje płynnościowe – jeżeli przedsiębiorca na bieżąco przekazuje swoje dokumenty zakupowe i sprzedażowe, to jego obsługa księgowa online zawsze dostarczy mu aktualne informacje
o przepływach pieniężnych. Dane te znacząco ułatwiają podjęcie decyzji dotyczącej tego, kiedy i komu zapłacić oraz kiedy podjąć się windykacji.
Pomocnym mechanizmem jest płatność z poziomu faktury, integracja z kontem bankowym, a także zestaw przypomnień, ponagleń i wezwań do zapłaty. W portalu można wygenerować wszelkie monity i kalukacje należnych odsetek oraz ustawić automatyczne przypomnienia o płatnościach. Decydując się na księgowość przez Internet, należy zwrócić uwagę na jej funkcjonalność.
- Całodobowy dostęp – wszystkie informacje finansowe oraz zestawienia i raporty powinny być dostępne 24/7. Co więcej przedsiębiorca powinien móc je wygenerować samodzielnie o dowolnej porze przy pomocy aplikacji internetowej. Raporty powinno dać się wyeksportować do różnych formatów i wysyłać je cyklicznie na maila. Zespół specjalistów musi być także gotowy do tworzenia nowych raportów i zestawień w postaci graficznej lub tabelarycznej.
- Możliwość przeglądania, sortowania i filtrowania elektronicznej dokumentacji księgowej – papierowa dokumentacja księgowa nie zapewnia komfortu przeglądania, któremu ponadto należy poświęcić dużo czasu.
Na szczęście elektroniczna dokumentacja księgowa (a więc wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe, wyciągi bankowe, bilanse i rachunki wyników, deklaracje podatkowe oraz sprawozdania finansowe) jest dostępna online. Z poziomu aplikacji internetowej można ją przeglądać 24/7. Intuicyjne wyszukiwanie konkretnych dokumentów ułatwia możliwość filtrowania i sortowania – to również istotny szczegół na który warto zwrócić uwagę przy wyborze zewnętrznej obsługi księgowej.
Podsumowując – na co warto zwrócić uwagę przy wyborze zewnętrznej obsługi księgowej?
Na samym początku na cennik usług księgowych. Po porównaniu kosztów i sposobu współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym i księgowością internetową wybór powinien paść na to drugie rozwiązanie. Najlepiej gdy obsługa księgowa jest prowadzona dla firmy przez zespół specjalistów, z którymi można się skontaktować na kilka różnych wygodnych sposobów. Księgowość przez Internet ma sens tylko wtedy, gdy jest odpowiednio funkcjonalna, przyjazna w obsłudze i gdy umożliwia całodobowy dostęp do zawsze aktualnych informacji.