Doroczny bilans działalności finansowej przedsiębiorstwa wiąże się nieodłącznie z obowiązkiem aktualizacji wartości majątku firmowego. W tym celu przeprowadzana jest inwentaryzacja środków trwałych przedsiębiorstwa, a następnie porównanie spisanych pozycji z wartością majątku w księgach rachunkowych.
Prawne podstawy inwentaryzacji majątku trwałego
Dokonywanie dorocznego bilansu zysków i strat jest obowiązkiem każdego podmiotu gospodarczego, jednak w przypadku firm dysponujących majątkiem trwałym to zadanie znacznie trudniejsze.
Obowiązek inwentaryzowania środków trwałych jest określony w art. 26 ustawy o rachunkowości. Każdy podmiot prowadzący księgi handlowe (z mocy ustawy lub z własnego wyboru) musi dokonać inwentaryzacji środków trwałych.
Ustawa określa termin przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego. Rok obrotowy to rok kalendarzowy lub liczący 12 kolejnych miesięcy okres czasu, za który przedsiębiorca zamierza przeprowadzić bilans.
Koniec roku obrotowego nie musi być rozumiany jako konkretna data wyznaczona w kalendarzu. Inwentaryzacja może odbyć się w terminie nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później, niż 15 dzień kolejnego roku obrotowego.
Obowiązek dokonywania inwentaryzacji ma także każdy przedsiębiorca zamykający działalność.
Inwentaryzacja środków trwałych w praktyce
Inwentaryzacja elementów majątku trwałego polega na spisaniu z natury owych elementów, dokonaniu ich aktualnej wyceny a następnie zestawieniu spisu i porównaniu jego pozycji z wartością ksiąg rachunkowych. Powstałe różnice należy zbadać i wyjaśnić.
Czy co rok należy spisywać każdy element majątku z natury, wszak bywa tak, że majątek to nieruchomości, grunty, nabyte prawa do których dostęp w danej chwili może być utrudniony lub niemożliwy? Obecnie, w świecie ogarniętym pandemią, doskonale możemy sobie wyobrazić brak dostępu do nieruchomości położonych w różnych częściach kraju lub świata.
Prawodawca przewidział rozmaite problemy i ograniczenia, w związku z czym nie ma obowiązku corocznego spisywania niektórych środków trwałych. Dotyczy to głównie gruntów i nieruchomości, o ile były spisane w okresie ostatnich 4 lat. Nie spisuje się także inwestycji, maszyn i urządzeń znajdujących się na ternie budowy, środków trwałych niebezpiecznych oraz tych, których wartość jest wątpliwa lub sporna.
Uzgodnienie sald spisu i ksiąg
Podczas inwentaryzacji dokonuje się spisu, ustala wartość majątku a następnie porównuje się dane z zawartością ksiąg. Jeśli powstają różnice, to należy je wyjaśnić.
Niedobory w księgach rachunkowych mogą wynikać z ubytków naturalnych. Mogą to być także ubytki pozorne, których podłożem jest wynajem lub oddanie do naprawy.
Często spotyka się także ubytki niezawinione. Niestety w księgach badający je specjaliści odkrywają także różnice wartości zawinione przez osoby, którym owe środki trwałe powierzono. Ten rodzaj niedoborów to często skutek braku kompetencji albo zamierzonego działania na szkodę firmy.
