Każda firma musi prowadzić dokumentację rachunkową. Istnieje kilka możliwości prowadzenia księgowości. Jako podstawowe warianty można wymienić prowadzenie księgowości samodzielnie, co jest bardzo pracochłonne, a ewentualny błąd może mieć poważne konsekwencje, lub znaleźć biuro rachunkowe – tradycyjne lub elektroniczne, które zrobi to za Ciebie.
Czym kierować się przy wyborze biura rachunkowego
Wybierając biuro rachunkowe trzeba kierować się kilkoma kryteriami. Najważniejsze jest sprawdzenie, czy biuro posiada certyfikat księgowy Ministerstwa Finansów. Koniecznie trzeba również sprawdzić, czy certyfikat ten jest aktualny oraz czy rzeczywiście podpisany jest przez Ministra Finansów.
Kolejną ważną kwestią jest polisa ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, czyli OC. Jeśli biuro rachunkowe taką polisę posiada, to znaczy, że jest zabezpieczone przed ewentualnymi błędami popełnionymi w rozliczeniach. Minimalna kwota ubezpieczenia ustalona w ustawie to równowartość 10 000 euro. Coraz częściej jednak dobre biura rachunkowe decydują się na poniesienie tej kwoty w celu lepszego zabezpieczenia swoich klientów. Dobrą informacją dla klienta jest objęcie ubezpieczeniem czynności, które nie muszą być ubezpieczone, np. rozliczenia z ZUS. Należy pamiętać, że to właśnie podatnik ponosi odpowiedzialność za błędne rozliczanie, więc dobre zabezpieczenie ze strony biura rachunkowego jest niezwykle ważne.
Mniejsze biuro rachunkowe?
Małe biura rachunkowe pobierają mniejsze opłaty, niż te duże, renomowane. Dodatkowym plusem w małym biurze jest to, że lepiej znają swoich klientów oraz potrafią być bardziej elastyczne oraz podchodzą do klienta bardziej indywidualnie. Dużym udogodnieniem jest, gdy zawsze ten sam księgowy zajmuje się Twoją firmą, a dokumenty możesz przekazać osobiście.
Na początku zawsze powinno się sprawdzić, czy oferowane przez dane biuro ceny są w zasięgu Twojej firmy. Pamiętaj jednak, by zachować ostrożność. Niska cena nie zawsze idzie w parze z jakością. Trzeba zastanowić się, gdzie jest granica pomiędzy niską ceną, a dobrze wykonaną usługą. Warto zasięgnąć aktualnych opinii dostępnych np. w Internecie, lub spróbować skontaktować się bezpośrednio z innymi firmami korzystających z danego biura rachunkowego.
Jeśli masz małą firmę, zorientuj się, czy dane biuro ma doświadczenie w prowadzeniu księgowości firm z Twojej branży. Jeśli nie, to może okazać się, że metody praktykowane na dużych firmach, nie sprawdzą się w przypadku tych mniejszych. Można również sprawdzić, czy dane biuro rachunkowe dodatkowo świadczy również usługi z innych branży, np. usługi ubezpieczeniowe. Dobre biura rachunkowe nie potrzebują zazwyczaj dorabiać w innych dziedzinach i skupiają się na jednej branży.
Kiedy już wybierzesz najlepsze biuro rachunkowe, kolejnym krokiem będzie spisanie umowy. Będzie ona dotyczyła świadczeń usług księgowych oraz zawierała odpowiednie pełnomocnictwa uprawniające biuro do reprezentowania firmy przed urzędami. Pamiętaj, że to przedsiębiorca ma obowiązek powiadomić urząd o wyborze biura i potwierdzić kto będzie reprezentował jego firmę w rozliczeniach księgowych. W tym celu musi zaznaczyć tę informację we wniosku CEIDG-1.
Dowiedz się jak wypełnić ten wniosek na stronie https://6krokow.pl/zarejestruj-firme-wypelnij-wniosek-ceidg-1/
Księgowość online
Zdecydowanie obecnie najpopularniejszą formą prowadzenia księgowości wśród mniejszych firm jest jest księgowość internetowa (księgowość online). To rozwiązanie, które ma wiele zalet. Przede wszystkim – internetowe biuro rachunkowe jest znacznie tańsze niż księgowość tradycyjna, oferowana przez stacjonarne biura rachunkowe.
Internetowe biuro rachunkowe to rozwiązanie, które łączy wygodny program online do fakturowania, księgowości i wystawiania umów, z profesjonalną obsługą księgową. Dokumenty do systemu wprowadzamy samodzielnie, a biuro sprawdza ich poprawność.
Każde biuro posiada ubezpieczenie OC, dzięki czemu w razie pomyłki możemy ubiegać się o odszkodowanie z polisy biura. Dzięki temu możemy obniżyć koszty księgowości i pracować w dowolnym miejscu.
Podsumowanie
Najlepsze aplikacje księgowości internetowej gwarantują stabilność i niezawodność działania z wykorzystaniem najnowszych technologii. Dane przechowywane na serwerze są zabezpieczone Certyfikatem Bezpieczeństwa SSL, a osoby nieupoważnione nie mają do nich dostępu. Korzystanie z internetowego biura rachunkowego jest nieograniczone i możliwe w każdym czasie. W dziale sprzedaży możemy wystawiać faktury, magazyn daje nam kontrolę nad zapasami, a operacje finansowe w firmie są rejestrowane przez księgowość. Na podstawie wprowadzanych do aplikacji dokumentów, program sam wypełnia ewidencje podatkowe i rejestry VAT. Jednym kliknięciem generuje się odpowiednie deklaracje miesięczne, a po zakończeniu roku podatkowego, rozliczenie roczne. Wszystkie dokumenty mogą być przechowywane i przesyłane elektronicznie lub wydrukowane w formie papierowej.
