Nadchodzi taki moment w życiu każdego z nas, kiedy decydujemy się wziąć na swoje barki pełną odpowiedzialność za przebieg konkretnego wydarzenia. Możliwości jest mnóstwo, może być to wernisaż, impreza urodzinowa, sylwester, spotkanie autorskie czy stoisko na targach.
Ważne jednak, aby dostrzec wszystkie szanse i zagrożenia wynikające z organizacji eventu oraz nie pozwolić sobie na podstawowe błędy w procesie przygotowawczym.
Analiza budżetu i plan działania
Impreza masowa już od pierwszych chwil wymaga szczegółowej analizy. W pierwszej kolejności ustalić należy wielkość wydarzenia, ilość potencjalnie chętnych uczestników i sposób przedstawienia najistotniejszych elementów eventu. Choć niewielkie spotkania jesteśmy w stanie zorganizować samodzielnie, tak przy większym zainteresowaniu warto wyznaczyć osoby do pomocy oraz przydzielić im konkretne zadania do wykonania. Analizie powinna zostać poddana przede wszystkim kwestia finansowa, dlatego pod lupę trzeba wziąć potrzeby gości, dodatkowe zasoby i ewentualne straty, by prawidłowo podsumować wszystkie wydatki. Musimy być przygotowani na nieoczekiwane zobowiązania, dlatego ważne by wziąć pod uwagę pewien zapas oszczędności. Dobrym rozwiązaniem będzie sukcesywne prowadzenie obliczeń i stworzenie solidnego kosztorysu od pierwszych dni organizacji eventu.
Motyw przewodni i kreatywność
Ten punkt dotyczy przede wszystkim imprez okolicznościowych, integracji firmowych czy urodzin, ponieważ właśnie tutaj kreatywność jest najbardziej doceniana. Ciekawe gry i konkursy, niecodzienny sposób serwowania dań czy spontaniczne zabawy rywalizacyjne są wręcz niezbędne! Ponadto, gdy cały ekwipunek i charakter uroczystości zostaną rozsądnie nawiązane do ustalonego wcześniej motywu przewodniego to zyskamy gwarantowany sukces. Takie imprezy zapadają w pamięć i nie pozwalają na nudę, a im bardziej zaskoczymy swoich gości, tym większe wrażenie na nich wywrzemy.
Element wyróżnienia i dekoracje
Dobry organizator poświęci także wiele czasu na stosowne urządzenie i przystrojenie miejsca, w którym ma się odbyć wydarzenie. Pozytywny odbiór wizualny eventu jest połową sukcesu, ponieważ jak wiadomo, pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Po samej estetyce aranżacji goście szybko są w stanie ocenić rozwój wydarzenia i ustosunkować się do całego przedsięwzięcia. Niemal na każdą okazję dobrym rozwiązaniem będą więc balony z helem, które mogą zostać zaprezentowane na wiele sposobów, w tym także jako logo firmy lub w formie kolorowej bramy na wieczorze panieńskim. Elementem wyróżnienia mogą być natomiast własnoręcznie robione słomki do napojów, jednolity kolor ubioru czy drewniane sztućce. Wszystko zależne jest od naszej wyobraźni.
Aspekty prawne i promocja wydarzenia
Na koniec rzecz bardzo istotna, czyli konieczność uzyskiwania wszelkich niezbędnych licencji i pozwoleń, szczególnie podczas organizacji wydarzeń biznesowych i publicznych. Nie można zapomnieć o ochronie praw autorskich i ochronie własności intelektualnej, a także o zastrzeżonych znakach towarowych. Każdy rodzaj wydarzenia potrzebuje dodatkowo dobrej promocji, aby informacja o nadchodzącym przyjęciu rozeszła się do wszystkich zainteresowanych osób. Szczególnie ważne jest to podczas pozyskiwania nowych klientów, na przykład na targach pracy.
