Przedsiębiorcy chcący zacząć korzystać z efaktur często zastanawiają się nad tym, jak bezpiecznie je przechowywać. O czym należy wtedy pamiętać?

Faktury elektroniczne to dokumenty pozwalające nam na łatwe i wygodne prowadzenie księgowości i rozliczanie się z kontrahentami i fiskusem. Efaktura to dokument taki jak faktura, tylko w formacie elektronicznym. Może być stworzona w programie komputerowym, następnie wysłana pocztą e-mail do kontrahenta oraz przechowywana także w formacie elektronicznym.

Dlaczego warto wybrać faktury elektroniczne?

Stosowanie efaktur ma wiele zalet. Dzięki nim możemy oszczędzać pieniądze – nie musimy kupować tak wielu ryz papieru i tonerów do drukarek, aby przygotowywać te dokumenty. Nie musimy też płacić za ich wysyłkę do odbiorców.

Oszczędzamy też czas, ponieważ faktury elektroniczne są łatwe w użyciu i archiwizowaniu. Nie możemy zapominać również o kwestiach ekologii – efaktura, czyli faktura w formacie elektronicznym nie wymaga papieru i jest bardziej przyjazna dla środowiska naturalnego.

Prawo jest obecnie przyjazne pod względem stosowania faktur elektronicznych, niemniej musimy uzyskać akceptację tego rodzaju faktur od odbiorców.

Przechowywanie faktur elektronicznych a prawo

Skupmy się jednak na jednej kwestii, a mianowicie na przechowywaniu faktur elektronicznych. Co mówią na ten temat przepisy?

Zasady przechowywania efaktur reguluje ustawa o VAT w art. 112, czyli Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535).

Zgodnie z przepisami efaktura musi być przechowywana tak, aby możliwe było:

  • zachowanie jej autentyczności pochodzenia, integralności treści i faktur aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego
  • łatwe odszukanie potrzebnych dokumentów
  • uzyskanie natychmiastowego dostępu do faktur przez organy podatkowe i kontroli skarbowe

W przepisach prawa nie znajdziemy informacji o tym, gdzie dokładnie powinniśmy przechowywać efaktury. Może być to zatem nasz firmowy komputer, a dokładnie jego dysk twardy. Można również wykorzystać płyty CD i pamięci zewnętrzne takie jak pendrive. Gdy wybierany taką formę przechowywania dokumentów elektronicznych, musimy pamiętać o regularnym przeprowadzaniu kopii zapasowych w razie uszkodzenia albo utraty plików.

Wiele firm decyduje się też na wykorzystanie chmury, czyli przechowywanie faktur elektronicznych na zewnętrznych serwerach. Warto zainteresować się właśnie tą metodą ze względu na jej większe bezpieczeństwo.

Faktury elektroniczne w chmurze

Efaktura znajdująca się w chmurze wymaga wprawdzie internetu, aby uzyskać do niej dostęp, ale jest znacznie bezpieczniejsza. Jest ona chroniona przed dostępem przez niepowołane osoby, przed wykasowaniem i zmianami, a także możemy korzystać z niej na dowolnym komputerze z dostępem do sieci – nawet jeśli dojdzie do awarii naszego sprzętu komputerowego w firmie.

Warto przy tym zaznaczyć, że mają tutaj zastosowanie odpowiednie przepisy. Archiwizacja dokumentów elektronicznych na zewnętrznym serwerze, który znajduje się poza granicami kraju, wymaga zapewnienia bezzwłocznego dostępu do dokumentów w przypadku kontroli.

Bezpieczniejsze przechowywanie faktur z EDI

Warto również wskazać, że bezpieczne przechowywanie efaktur możliwe jest również w ramach systemów elektronicznej wymiany informacji – EDI. W tym przypadku wymiana dokumentów elektronicznych pomiędzy przedsiębiorstwami znajdującymi się w sieci EDI jest jeszcze prostsza, a także ułatwia ich przechowywanie.

Wiele firm dostarczających rozwiązania w ramach EDI, w tym polska firma Edison, zapewnia klientom kompleksowe wsparcie. Z jej systemem możliwe jest stworzenie bezpiecznego archiwum efaktur na bazie systemu SAFE – System Archiwizacji Faktur Elektronicznych. Dzięki niemu przedsiębiorca przechowuje faktury elektroniczne zgodnie ze standardami wynikającymi z Ustawy o podatku VAT oraz Ustawy o rachunkowości. System zapewnia też bezpieczny i szybki dostęp do dokumentacji, także w przypadku kontroli.

Więcej informacji o systemie dostarczanym przez firmę Edison oraz jej bezpiecznym archiwum faktur można znaleźć na stronie: edison.pl.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here