Automatyzacja procesów biznesowych w polskich firmach nie jest często spotykana. W szczególności dla małych lub średnich firm taki aspekt wydaje się niepotrzebny oraz zbyt kosztowny. W rzeczywistości automatyzacja pasuje praktycznie do każdego profilu firmy i może świetnie wpłynąć na optymalizację pracy w firmie. I można to zrobić poprzez wprowadzenie stosunkowo małych i niedrogich zmian.
Czym dokładnie jest automatyzacja procesów biznesowych?
Na początku warto uświadomić sobie, czym dokładnie jest automatyzacja procesów. Wiele osób może myśleć, że termin ten odnosi się do pracy produkcyjnej, jednak tak nie jest.
Automatyzacja polega na odciążeniu pracowników z powtarzalnych czynności, które mógłby wykonać dedykowany program. Nie polega to na całkowitym zastąpieniu pracowników, a raczej na odciążeniu ich od mało kreatywnej pracy.
Aby odpowiednio przeprowadzić automatyzację, należy przede wszystkim zidentyfikować zadania i procesy w firmie. Oczywiście, zawsze można znaleźć procesy powtarzalne, które są w każdych firmach — na przykład archiwizacja faktur, czy obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej. Warto jest je zautomatyzować i często takie rzeczy odciążają już wystarczająco mniejsze firmy. Jednak kluczem do całkowitej optymalizacji pracy, jest zagłębienie się w charakterystykę przedsiębiorstwa.
Jakie są zalety automatyzacji procesów biznesowych?
Z pewnością największą zaletą automatyzacji procesów biznesowych jest niesamowita oszczędność czasu. Oddelegowanie żmudnej pracy programom sprawia, że pracownicy mają zdecydowanie więcej czasu na bardziej kreatywne zadania, które wymagają samodzielnego myślenia, wyciągania wniosków, czy krytycznego myślenia.
Co więcej, automatyzacja może wspomóc takie działanie w jeszcze innym aspekcie — pozwoli na analizę dużych zbiorów danych lub na spojrzenie “z góry” na działania całej firmy lub zespołu. Dzięki temu można zidentyfikować najsłabsze ogniwa oraz te najmocniejsze.
Kolejną zaletą automatyzacji jest minimalizowanie błędów. Odpowiednio wdrożona automatyzacja procesów biznesowych pozwala na wychwycenie tego, czego zazwyczaj nie widać. Wpływa to na podniesienie jakości usług, a także na przyspieszenie obsługi.
Na przykład wprowadzenie automatycznej aktualizacji ilości produktów w magazynie, odciąża pracowników ze żmudnej pracy, przy której naprawdę łatwo się pomylić. Dzięki temu klienci mogą na bieżąco sprawdzać, czy interesujących ich produkt znajduje się na stronie, a możliwość pomyłki jest jak najbardziej zminimalizowana, jak tylko można.
