Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników, musi liczyć się z obowiązkiem prowadzenia ich obsługi kadrowo-płacowej. W ramach niej zobowiązany jest między innymi do przygotowywania niezbędnych dokumentów związanych z zatrudnieniem, prowadzeniem akt osobowych, czy obliczaniem wynagrodzeń oraz odprowadzaniem składek ubezpieczeniowych. Obsługa kadrowo-płacowa wymaga nie tylko dużego nakładu pracy, ale również zaawansowanej wiedzy z zakresu HR administration, dlatego duża liczba firm zamiast samodzielnego realizowania tych zadań decyduje się na przekazanie jej części lub nawet całości, podmiotom zewnętrznym.
Outsourcingu kadrowo-płacowy źródłem oszczędności i usprawnienia funkcjonowania firmy
Największą zaletą zlecenia obsługi kadr i płac firmie zewnętrznej, jest brak konieczności utrzymania wewnętrznego działu HR. Rezygnacja z własnego działu kadrowo-płacowego wiąże się z redukcją kosztów utrzymania stanowisk pracy i infrastruktury niezbędnej do jego prowadzenia. Współpraca z firmą outsourcingową zwalnia firmę z przymusu zatrudniania pracowników na stanowiskach administracyjnych oraz finansowania ich szkoleń, przynosi także oszczędności wynikające z braku konieczności zakupu i aktualizowania oprogramowania kadrowo-płacowego i księgowego. Stawiając na outsourcing kadrowo-płacowy firma uzyskuje także dostęp do dedykowanych technologii i sprawdzonych praktyk HR, które znacząco usprawnią funkcjonowanie całej firmy. Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli między innymi skrócić czas rozwiązywania spraw kadrowo-płacowych oraz wyeliminować sterty dokumentów, zastępując je dokumentami w wersjach elektronicznych. Dzięki nowoczesnym aplikacjom do obsługi HR pracodawca z łatwością będzie mógł kontrolować czasu pracy poszczególnych pracowników, rozpatrywać wnioski urlopowe, czy zarządzać dokumentami kadrowymi.
Outsourcing kadrowo-płacowy zapewnia bezpieczeństwo
Podejmując się obsługi kadrowo-płacowej firma zewnętrzna przejmuje równocześnie odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych, które przetwarza. Dotyczy to zarówno zapewnienia dostępu do danych, wyłącznie osobom do tego uprawnionym, jak i zabezpieczeniu dokumentów przed zniszczeniem oraz wyciekiem lub kradzieżą danych. Outsourcing usług kadrowo-płacowych niesie ze sobą również możliwość ograniczenia konsekwencji wynikających z ryzyka kar finansowych nałożonych przez Zakład Usług Społecznych, Urząd Pracy, czy Państwowej Inspekcji Pracy. W przypadku korzystania z usług outsourcingu odpowiedzialność za popełnione błędy jest rozłożona na dwa podmioty oraz dodatkowo w przypadku popełnionych błędów obsługiwana firma ma możliwość uzyskania do firmy outsourcingowej odszkodowania. Co najważniejsze inwestycja w outsourcing kadrowo-płacowy pozwoli firmie zlecić kłopotliwe kwestie specjalistom oraz skupić się na rozwoju kluczowych kompetencji i usług należących do meritum jej działalności.
