Dobra organizacja imprez polega przede wszystkim na sprawnej kooperacji pomiędzy klientem a krótkimi terminami. Jak sobie z tym poradzić? Co może pomóc?
Praca pod presją, mnóstwo elementów składowych i interesów, szereg dodatkowych, nie do końca przewidywalnych czynników – to wpływa wymiernie na efekt pracy event managera – człowieka, na którym spoczywa odpowiedzialność za płynne przygotowanie i organizację imprez różnego typu.
Komunikowanie wydarzenia – elementy PR w pracy event managera
Stanowisko event managera wymaga specyficznego połączenia miękkich i twardych umiejętności. Zdolności komunikacyjne są w tej branży nadzwyczaj pożądane. Liczy się dobre podejście, umiejętność elastycznego dostosowania się do potrzeb i zgrabnej realizacji zadań. Bywa tak, że od umiejętnego wybrania kanałów komunikacji zależy powodzenie wydarzenia, które organizuje event manager. Nie zawsze jest tak, że ma się do czynienia ze znaną marką, której wydarzenie jest powszechnie rozpoznawalne. Czasem trzeba zacząć od podstaw. Od marketingu szeptanego, zdolności dotarcia do zamkniętych grup, do społeczności, która nie udziela się w tzw. “mainstreamie”. Wówczas niezwykle istotne jest wyczucie, umiejętność poszukiwania współpracowników i budowanie bliskości zarówno z klientem, jak i z jego potencjalnym odbiorcą.
Pozyskiwanie sponsorów
Umiejętne podejście do potencjalnych sponsorów i uczestników wydarzenia to klucz do jego dobrej organizacji. Nie zawsze będziemy w stanie opłacić zaliczkami wszystkich podwykonawców. Trzeba liczyć się z tym, że czasem ktoś będzie musiał nam zaufać, zrobić coś “na słowo honoru”. To ważne, by móc pozwolić sobie na taką współpracę z podwykonawcą i potrafić wywiązać się ze zobowiązań. To zadanie event managera. On musi swoją twarzą zapewnić, że płatności spłyną na czas, a jednocześnie zagwarantować klientowi, że podwykonawcy zrobią wszystko, by impreza klienta przebiegła jak ten sobie życzy. To nie jest łatwe, ale tego właśnie oczekują obie strony kontraktu.
Umiejętności, które pomagają event managerowi
Praktyka, doświadczenie, umiejętności komunikacyjne, szkolenia potwierdzone u Stowarzyszenia Branży Eventowej SBE, jak w https://emtg.pl/ – to wszystko pomaga w byciu profesjonalnym event managerem. Liczy się też zapał, determinacja i pasja w realizacji potrzeb rozmaitych klientów. Elastyczność i potrzeba ciągłego rozwoju to elementy wyróżniające człowieka na tym stanowisku. Ważne są też pokora i cierpliwość, bo czasem życzenia klientów bywają wygórowane w kontekście możliwości budżetowych, zwłaszcza, jeśli środowisko mało sprzyja organizacji imprezy. Umiejętne poruszanie się w tej skomplikowanej przestrzeni umożliwia realizację najtrudniejszych zleceń. Ważna jest świadomość celu oraz umiejętności umożliwiające jego osiągnięcie. Plany, rozmowy z podwykonawcami i realne uczestnictwo w całym procesie organizacji, od cateringu i ochrony po zapewnienie artystom/prelegentom odpowiednich warunków. Bez tego ani dotrzymanie terminów, ani usatysfakcjonowanie klienta się nie uda.
